Офис-менеджер

Команда Комплекса по реализации национальных и ведомственных проектов Российской государственной библиотеки (РГБ) в поисках офис-менеджера, способного обеспечить бесперебойную работу и эффективное взаимодействие внутри нашего коллектива.

Обязанности:

• Подготовка и оформление служебной документации (приказы, письма, распоряжения, договоры, доверенности, акты и др.);

• Организация документооборота: сопровождение, регистрация, учет, хранение и передача документов;

• Административное сопровождение кадровых процессов (оформление командировок, ведение учета отпусков и контроль за их соблюдением, оформление сверхурочной работы, обеспечение технической готовности рабочих мест для сотрудников Комплекса);

• Ведение табеля учета рабочего времени;

• Контроль и ведение учета материально-технических ресурсов Комплекса;

• Подготовка данных по различным регулярным и разовым задачам, формирование отчетов, сводных таблиц, презентаций;

• Организация совещаний и мероприятий (подготовка помещений, оповещение участников);

• Координация и организация документооборота между сотрудниками Комплекса и другими подразделениями РГБ, а также с внешними организациями;

• Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, воды, оформление пропусков, решение хозяйственных вопросов);

• Выполнение иных поручений руководящего состава Комплекса.

Требования:

• Высшее образование (в процессе получения в т.ч.);

• Способность эффективно планировать время в режиме многозадачности и при работе с большим объёмом информации;

• Навык оперативного выполнения приоритетных задач;

• Уверенный пользователь Windows, MS Office (Excel, Word, PowerPoint), Outlook, сервисами Google, Яндекс (Документы, Календарь, Диск), ресурсами в сети интернет;

• Знание основ делопроизводства (составление служебных записок, ведение учета документов);

• Навык пользования оргтехникой (МФУ, принтером, сканером, факсом);

• Грамотная речь и навык деловой переписки;

• Высокий уровень самоорганизации, ответственности, коммуникабельности, исполнительности и стрессоустойчивости.

Приветствуется наличие опыта работы по схожему профилю (администратор, делопроизводитель, секретарь) от 1 года

Навык работы с СЭД Elma и Битрикс24 будут преимуществом.

Условия:

• График работы: 5/2, с 10:00 до 18:00;

• Офис в центре Москвы;

• Оформление по ТК РФ;

• Конкурентная заработная плата (по результатам собеседования);

• Молодой коллектив.