Как вдвое увеличить конверсию из отклика в оформление: автоматизация найма в «Эй Кей x KFC»

Компания «Эй Кей x KFC» владеет франшизой 96 ресторанов сети KFC в России. В «Эй Кей x KFC» сегодня работает более 2500 сотрудников, причём каждый месяц к команде присоединяются примерно 400 человек.

Не успевая за темпами роста ресторанов, в «Эй Кей x KFC» пришли к необходимости автоматизировать найм. Всего за 40 дней команде удалось реализовать проект совместно со Skillaz и вывести найм на совершенно новый уровень.

Что было не так

Нехватка ресурса

Несмотря на кадровый голод на рынке, «Эй Кей x KFC» приходится закрывать вакансии в кратчайшие сроки. Поэтому сотрудникам на местах приходилось тратить много времени и ресурсов на поиски подходящих кандидатов вместо того, чтобы заниматься развитием ресторанов.

Хаотичный найм

До реализации проекта найм был ответственностью ресторанов. Сотрудники на местах занимались размещением вакансий, обзвоном кандидатов, проведением собеседований и дальнейшим наймом. В итоге в найме не было системности, вакансии продвигались хаотично, а сам процесс трудоустройства кандидатов был организован с использованием разных систем и отнимал много времени.

Потерянные кандидаты

В «Эй Кей x KFC» кандидаты терялись в процессе найма: они не получали напоминаний и нотификаций об этапах трудоустройства, в результате чего немногие проходили весь путь до выхода непосредственно в ресторан.

Кстати, нанимающие менеджеры также не всегда получали оповещения о предстоящих собеседованиях или о статусе найма по конкретным кандидатам.

Какие задачи поставили

Для ускорения найма и увеличения его эффективности в «Эй Кей x KFC» выделили несколько направлений работы. Вот что планировали сделать:

• создать центр подбора сотрудников с минимальным количеством рекрутеров;
• ускорить процессы найма;
• минимизировать ручные действия;
• систематизировать процессы и перенести их в единое пространство;
• синхронизировать внутри одной системы рестораны, рекрутеров и администраторов;
• настроить каналы коммуникаций с кандидатами в едином окне;
• выстроить аналитику рекрутинга.

Что сделали

«Эй Кей x KFC» использовали no-code-решение от Skillaz, в которое при необходимости можно вносить изменения уже в процессе автоматизации.

Skillaz предложил команде авторазмещение вакансий, автоматический поиск кандидатов и сбор откликов. Таким образом, удалось минимизировать человеческий ресурс на этапе публикации вакансий и первичного отбора кандидатов.

Для связи с кандидатами на всех этапах найма стали использовать чат-боты: таким образом нотификации удалось собрать в один канал. Кроме того, удалось наладить коммуникацию между кандидатами и нанимающими менеджерами ресторанов.

Для ещё большей унификации каналов стали использовать встроенную телефонию, а для регулярной аналитики и адаптации стратегии найма — дашборды по воронкам и источникам.

Как реализовывали проект

Команда «Эй Кей x KFC» проанализировала путь кандидата, чтобы понять, на каких этапах найма соискатели теряются. Затем стали искать возможности сохранить максимальное количество кандидатов и довести их до трудоустройства.

При подготовке проекта основной упор делали на автоматизацию и возможности быстрой реализации целей. В итоге обновлённая система найма начала работать уже через 40 дней.

Как теперь выглядит процесс найма

Процесс трудоустройства новых сотрудников упростился, и схема найма в «Эй Кей x KFC» стала удобной и единой для всех ресторанов.

Этап 1. Публикация вакансий

Менеджер конкретного ресторана получает указание о необходимости нанять определённое количество сотрудников. После этого вакансии автоматически формируются и публикуются на hh.ru и других ресурсах по подбору сотрудников.

Этап 2. Сбор откликов

Отклики собираются автоматически на платформе Skillaz. После успешной отправки отклика кандидаты получают оповещения в виде СМС и письма.

Этап 3. Обзвон кандидатов

В течение часа после получения отклика менеджер звонит кандидатам через внутреннюю телефонию, чтобы пригласить их на очное собеседование в ресторан.

Этап 4. Собеседование в ресторане

Менеджер проводит собеседование и указывает результаты в системе Skillaz. Если интервью прошло успешно, кандидат получает автоматическое напоминание пройти медосмотр.

Этап 5. Оформление

По готовности медицинских документов кандидат проходит по стандартному процессу оформления. В процессе трудоустройства информация автоматически передаётся из 1C в Skillaz.

Со стороны кандидата процесс тоже выглядит довольно понятно и упорядоченно. Кандидат откликается, в течение часа ему звонит рекрутер и приглашает на собеседование.

Чат-бот напоминает о предстоящей встрече с рекрутером, а после — собирает с кандидата обратную связь. Кстати, при необходимости кандидат может самостоятельно перенести собеседование через тот же чат-бот.

Если интервью было успешным, кандидат проходит медосмотр и стандартную процедуру оформления, после чего может выходить на работу в ресторан.

Какие результаты получили

За 6 месяцев «Эй Кей x KFC» удалось значительно улучшить показатели найма. В цифрах результаты получились такими:

• 52 000 кандидатов прошли через воронку найма после автоматизации;
• 1300 сотрудников вышли на работу в рестораны;
• с 5% до 10–12% выросла конверсия из отклика в оформление;
• 50% кандидатов теперь доходят до этапа собеседования;
• 43% откликов, полученных в нерабочее время, не терялись благодаря чат-ботам.

Если говорить глобально, то найм для ресторанов стал проще и быстрее, а рекрутеры освободились от рутинных задач. «Эй Кей x KFC» получили возможность анализировать стратегию и результаты найма, чтобы улучшать работу центра подбора.

Вы тоже можете оптимизировать процессы найма и улучшить показатели вне зависимости от размера компании и сферы деятельности — команда Skillaz подберёт решение, которое подходит именно вам.